Politique de confidentialité et conditions d’utilisation des événements

Tractus Events – Politique de confidentialité et conditions d’utilisation des événements

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Dernière mise à jour : 29 octobre 2025

1. Introduction

Bienvenue chez Tractus Events (« nous », « notre » ou « nos »).
Nous offrons une plateforme en ligne pour la diffusion de webinaires, de conférences et d’autres événements.
Dans certains cas, nous agissons uniquement au nom de nos clients pour héberger leurs événements.
Dans d’autres cas, nous organisons nos propres événements ou activités promotionnelles.

Le présent document (la « Politique ») fait office à la fois de politique de confidentialité et de conditions d’utilisation, et décrit :

  1. La façon dont nous recueillons, utilisons et partageons les données personnelles, et
  2. Les conditions selon lesquelles vous (« vous », « utilisateur » ou « participant ») pouvez accéder à nos services (collectivement, les « Services »).

En accédant à nos Services ou en les utilisant, vous acceptez les modalités de la présente Politique.
Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez ne pas utiliser nos Services.

2. Quand nous sommes un sous-traitant ou un responsable du traitement

  1. Sous-traitant (au nom de clients)
    • Si l’événement appartient à l’un de nos clients et que nous ne faisons que fournir la plateforme, notre client est le « responsable du traitement », et nous agissons comme « sous-traitant ». Nous traitons les données personnelles uniquement selon les instructions de ce client.
  2. Responsable du traitement (nos propres événements)
    • Lorsque nous organisons nos propres événements (p. ex. webinaires ou conférences à des fins de marketing), nous sommes le « responsable du traitement » et décidons des finalités et des moyens du traitement des données personnelles.

Peu importe notre rôle, nous respectons les normes de confidentialité énoncées dans la présente Politique.

3. Scénarios couverts par la présente Politique

Nous organisons différents types d’événements. La présente Politique s’applique à chacun d’eux :

  1. Webinaire public (aucune connexion requise)
    • Le webinaire est accessible dès que vous fournissez des renseignements de base (p. ex. nom, courriel) dans un « formulaire d’accès ». Une case de consentement peut apparaître si des communications marketing sont prévues.
  2. Webinaire public (préinscription requise)
    • Vous (ou notre client) fournissez vos renseignements dans un formulaire d’inscription pour recevoir un lien vers le webinaire. Dans certains cas, vous recevrez un lien unique ou un courriel de confirmation.
  3. Événement privé (connexion requise)
    • Ces événements exigent une inscription préalable (ou l’achat d’un billet). Nous ou notre client vous fournirons les identifiants nécessaires pour accéder au contenu.
    • Les renseignements d’inscription peuvent provenir directement de vous (si vous vous inscrivez sur notre système) ou de notre client (si vous passez par son portail).

4. Données que nous recueillons

Nous pouvons recueillir différentes catégories de données personnelles lorsque vous vous inscrivez à un événement ou y participez par l’intermédiaire de notre plateforme.
Veuillez noter que les champs exacts collectés — et leur caractère obligatoire ou facultatif — peuvent varier selon l’événement, les exigences du client ou les nôtres.

  1. Nom et adresse courriel

    • Habituellement obligatoires pour tous les événements ou webinaires afin d’authentifier votre accès et d’envoyer les communications nécessaires liées à l’événement.
    • Finalité : Fournir l’accès à l’événement, envoyer des courriels transactionnels (rappels, mises à jour) et, si vous y consentez, des communications marketing.

  2. Renseignements supplémentaires liés à l’événement (p. ex. titre, organisation, type de billet, code promotionnel)

    • Obligatoires ou facultatifs :
      • Pour certains événements, ces champs sont obligatoires afin de vérifier l’admissibilité (p. ex. titres professionnels pour les crédits de formation continue) ou de gérer l’accès.
      • Pour d’autres, ils peuvent être facultatifs ou omis, selon les besoins du client ou les nôtres.
    • Finalité :
      • Faciliter la logistique (p. ex. surclassements de billet, préférences de repas, interactions avec les commanditaires).
      • Offrir une expérience adaptée selon votre rôle, votre organisation ou votre type de billet.

  3. Stockage local ou identifiants uniques

    • Nous stockons dans la mémoire locale de votre navigateur un identifiant généré aléatoirement afin de soutenir les fonctionnalités de l’événement — par exemple pour conserver votre position si vous actualisez la page, déterminer la durée de la session ou vérifier votre présence pour l’admissibilité à un crédit de formation continue.
    • Cet identifiant ne contient ni votre nom ni votre adresse courriel et n’est jamais utilisé à des fins publicitaires, de profilage ou de suivi inter-sites.
    • Base juridique : Lorsque requis, le traitement est fondé sur notre intérêt légitime à offrir une expérience fluide et à assurer la prestation du service. Lorsque nous agissons comme sous-traitant pour un client, ce dernier détermine la base juridique applicable.

  4. Adresse IP (le cas échéant)

    • Généralement recueillie à des fins de sécurité, de dépannage ou de prévention de la fraude.
    • Nous nous efforçons de minimiser la conservation des adresses IP, sauf si nécessaire.

Champs obligatoires ou facultatifs

Lorsque certains champs sont indiqués comme « obligatoires », cela signifie que nous (ou notre client) avons besoin de ces renseignements pour fournir le service demandé (p. ex. délivrer un certificat de formation continue ou un billet d’accès).
Si vous refusez de les fournir, il se peut que vous ne puissiez pas vous inscrire ou accéder à certaines parties de l’événement.

Lorsque les champs sont « facultatifs », leur fourniture est entièrement à votre discrétion.
Ne pas les fournir ne devrait pas nuire à l’accès aux fonctions principales, mais pourrait limiter certaines fonctionnalités personnalisées.

Données non personnelles / agrégées

  • Nous pouvons recueillir des données dépersonnalisées ou agrégées sur l’utilisation du site et les comportements de visionnement afin d’améliorer nos Services. Ces données ne permettent pas de vous identifier personnellement.

5. Comment nous utilisons vos données

  1. Accès à l’événement / au webinaire
    • Vérifier votre inscription ou votre soumission afin de vous permettre d’accéder au contenu.
  2. Communications transactionnelles
    • Envoyer les courriels essentiels liés à l’événement, tels que rappels, mises à jour d’agenda ou informations sur les commanditaires.
  3. Communications marketing
    • Si vous y consentez (p. ex. case conforme à la LCAP), nous pouvons vous transmettre du contenu promotionnel sur de futurs événements ou offres. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.
  4. Analyse et engagement
    • Suivre les temps de visionnement, les points d’abandon et les tendances générales de participation pour améliorer l’expérience et, le cas échéant, attribuer des crédits de formation continue.
    • Nous pouvons utiliser les identifiants de stockage local (voir la section 4.3) pour mesurer le temps de visionnement et la participation au nom de l’organisateur de l’événement — par exemple pour confirmer la présence ou déterminer l’admissibilité à un crédit de formation continue.
    • Ces identifiants ne sont liés aux données d’inscription que lorsqu’il est nécessaire de vérifier un crédit de formation continue, et ne sont jamais utilisés à des fins de marketing, de profilage ou de suivi inter-sites.
    • Ce traitement repose sur la base juridique de l’intérêt légitime ou de la nécessité contractuelle, selon ce qui est déterminé par l’organisateur. Tractus Events agit exclusivement en tant que sous-traitant dans ce contexte.
  5. Sécurité et prévention de la fraude
    • Surveiller et protéger contre l’accès non autorisé ou les activités malveillantes.

6. Partage de vos données

  1. Avec nos clients
    • Si nous hébergeons un événement au nom d’un client, nous partageons les données de l’utilisateur (renseignements d’inscription, journaux de participation, etc.) avec ce client. Il les utilise conformément à sa propre politique de confidentialité.
  2. Fournisseurs de services / sous-traitants secondaires
    • Nous pouvons partager des données avec des fournisseurs de confiance (hébergement, envoi de courriels, etc.) qui les traitent pour notre compte sous des obligations de confidentialité.
  3. Conformité légale
    • Nous pouvons divulguer des données si la loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité réglementaire l’exige.

7. Conservation et sécurité des données

  • Conservation : Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’événement ou selon nos ententes avec le client et nos obligations légales (p. ex. tenue de dossiers pour les crédits de formation continue). Ensuite, les données sont supprimées ou rendues anonymes de manière sécuritaire.
  • Sécurité : Nous appliquons des mesures telles que la transmission chiffrée (HTTPS), des centres de données sécurisés (p. ex. Microsoft Azure au Canada) et des contrôles d’accès pour protéger vos données.

8. Transferts internationaux de données

Nos données sont principalement stockées au Canada. Si vous résidez à l’extérieur du Canada, vos renseignements personnels seront transférés et traités au Canada, où les lois de protection des données peuvent différer de celles de votre pays.

  • Si nous agissons pour un client de l’UE : Nous pouvons recourir aux clauses contractuelles types (CCT) ou à d’autres mécanismes reconnus pour protéger les données personnelles européennes.

9. Vos droits (RGPD et autres lois)

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez bénéficier de droits en vertu du RGPD, de la LPRPDE ou d’autres lois sur la vie privée :

  • Accès : Obtenir une copie de vos données personnelles.
  • Rectification : Corriger des données inexactes.
  • Effacement (« droit à l’oubli ») : Demander la suppression dans certains cas.
  • Restriction : Suspendre temporairement le traitement si son exactitude ou sa légalité est contestée.
  • Opposition : Vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime.
  • Portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.

Pour exercer ces droits, veuillez communiquer avec nous à [privacy@tractus.ca].
Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

10. Protection des enfants

Nos événements ne s’adressent généralement pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs sans consentement parental. Si vous croyez que nous l’avons fait par inadvertance, veuillez nous en informer afin que nous supprimions ces données.

11. Conditions d’utilisation

11.1 Acceptation des conditions

En accédant à nos Services — qu’il s’agisse d’un événement public ou privé —, vous acceptez la présente Politique (qui inclut nos conditions d’utilisation). Si vous n’êtes pas d’accord, cessez immédiatement d’utiliser les Services.

11.2 Comptes d’utilisateur et inscription

  • Webinaire public (aucune connexion) : Vous devez fournir votre nom et votre courriel dans le formulaire d’accès.
  • Webinaire public (préinscription) : Vous ou le système de notre client fournissez vos renseignements, et nous envoyons un lien ou une confirmation.
  • Événement privé (connexion requise) : Vous devez ouvrir une session avec des identifiants (créés par nous ou fournis par le client). Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants.

11.3 Utilisation permise

  • Vous vous engagez à ne pas partager vos identifiants sans autorisation, ni à vous livrer à des activités malveillantes (téléversement de logiciels malveillants, harcèlement) ou illégales.
  • Nous (ou notre client) nous réservons le droit de révoquer votre accès en cas de violation des présentes conditions ou de conduite interdite.

11.4 Propriété intellectuelle

  • Tout le contenu des événements (vidéos, diapositives, etc.) est protégé par les lois sur la propriété intellectuelle. Sauf autorisation explicite, vous ne pouvez pas le reproduire, le distribuer ni créer d’œuvres dérivées.

11.5 Courriels transactionnels et marketing

  • Transactionnels : Nous pouvons envoyer des courriels strictement liés à votre événement (rappels, mises à jour d’agenda). Ils font partie intégrante du Service.
  • Marketing : Envoyés uniquement si vous y avez consenti. Vous pouvez vous désabonner à tout moment.

11.6 Exclusion de garanties

  • Les Services sont fournis « TELS QUELS ». Nous ne faisons aucune garantie, expresse ou implicite, quant à leur exactitude, fiabilité ou disponibilité.

11.7 Limitation de responsabilité

  • Dans la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des dommages indirects ou consécutifs découlant de votre utilisation ou de votre incapacité à utiliser les Services.

11.8 Indemnisation

  • Vous acceptez d’indemniser Tractus Events et ses clients de toute réclamation ou dommage résultant d’une violation des présentes conditions ou d’une utilisation inappropriée des Services.

11.9 Résiliation

  • Nous pouvons suspendre ou résilier votre accès si vous enfreignez les présentes conditions ou sur demande du client hôte (p. ex. non-paiement, violation de politique).

11.10 Droit applicable et règlement des différends

  • La présente Politique est régie par les lois de l’Ontario, Canada.
  • Tout différend sera réglé en Ontario, sauf disposition contraire exigée par la loi.

12. Modifications de la Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » en haut indique la version la plus récente.
Votre utilisation continue des Services après la publication d’une mise à jour vaut acceptation de la Politique révisée.

13. Nous joindre

Pour toute question ou préoccupation concernant la présente Politique, ou pour exercer vos droits prévus par la loi, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Tractus Events
Courriel : privacy@tractus.ca

Référence rapide : quelles parties s’appliquent à moi ?

  • Webinaire public (aucune connexion) : Vous verrez un court formulaire demandant votre nom et votre courriel (et possiblement une case de consentement).
  • Webinaire public (préinscription) : Vous remplirez un formulaire (le nôtre ou celui du client) et recevrez un lien ou une confirmation.
  • Événement privé (connexion) : Vous recevrez ou créerez des identifiants (nom d’utilisateur/mot de passe) pour accéder à l’événement.

Dans tous les cas, vos données sont recueillies conformément à la présente Politique, qui explique vos droits et la manière dont nous traitons vos renseignements personnels — que nous agissions comme sous-traitant pour un client ou comme responsable du traitement pour nos propres événements.

FIN DE LA POLITIQUE